Az ERP-rendszerek (Enterprise Resource Planning) olyan – több modulból – álló szoftvercsomagok, melyek célja és funkciója a vállalat valamennyi részfolyamatának összefogása. Egy ilyen rendszerrel a szervezetben keletkező adatokat integrált módon tudjuk tárolni. Egy ERP rendszer adatbázisából a megfelelő lekérdező algoritmusok segítségével pontos, naprakész és a vállalati döntéseket támogató adatokat lehet kiszűrni. Amennyiben Ön egy kisvállalkozás tulajdonosa, és nem rendelkezik ERP rendszerrel, akkor felmerülhet a kérdés, hogy mikor érdemes ezt a befektetést megtennie. Az induló vállalkozásoknál gyakori, hogy különféle Excel kimutatásokkal, pivot táblákkal, illetve az eredményekhez illeszkedő vizualizációkkal próbálják áttekinthetővé tenni a készletet, az eladásokat, a költségeket stb. De ahogy a vállalkozás növekszik, egy idő után túlnőhet ezeken a megoldásokon, és a kritikus döntések meghozatalát nem szolgálják már ki kellőképpen ezek a gyakorlatok. De vajon honnan lehet tudni azt, hogy itt az ideje egy ERP rendszerbe fektetni? Ebben a bejegyzésben erre vonatkozóan szeretnék egy kis útmutatóval szolgálni.
Vállalkozása nagy részének működtetéséhez táblázatokat és/vagy Access-adatbázisokat használ?
A táblázatok (spreadsheet-ek) hatékony eszközök az adatok nyomon követésére, táblázatosítására, sőt automatizálására is (pl. függvények és makrók). Sablonokat állíthat be a költségek becsléséhez, a készlet nyomon követéséhez, az ügyfelek adatainak marketingcélú tárolására és még sok másra. Az is lehet, hogy Ön már szakértő a képletek, pivot táblák, és makrók terén. Azonban bármilyen kifinomultak is ezek a táblázatok vagy adatbázisok, nem biztos, hogy elégségesek, amennyiben:
- Csak egy-két személy van a szervezetben, aki jártas a változtatások végrehajtásában. Néha maga a cég tulajdonosa frissíti ezeket a rendszereket, néha pedig van egy kulcsember a szervezetben, aki tudja, hogyan kell változtatásokat végrehajtani. Akárhogy is, cég veszélyben lesz, ha egy ilyen kulcsfontosságú személy távozik, vagy ha a tulajdonos túl sok időt tölt a rendszerek javításával, ahelyett, hogy az üzletet működtetné.
- Ugyanazokat az adatokat különböző helyeken kell megadnia. A duplikált adatbevitel nemcsak a vállalati időt pazarolja, hanem elősegíti az adatbeviteli hibákat is.
- Szeretné tudni, hogy mely tevékenységek (munkák) a legjövedelmezőbbek. Ahogy gyártási vállalkozása növekszik – érthető módon – szeretnénk jobban megérteni a jövedelmezőséget. Ennek a részletes információnak a megtekintéséhez, szüksége lesz egy jól megtervezett és kifinomult ERP-rendszerre. A tipikus munkaköltségek magukban foglalják a munkaórákat, az anyagköltségeket, bizonyos külső folyamatokat (ld. alvállalkozók költségei) stb. Hacsak nem gyűjti össze és nem foglalja táblázatba a költségek részleteit projektenként, nem lehet biztos abban, hogy a jelentései pontosak.
Szeretne ISO-minősítést szerezni?
Az ISO (International Organization for Standardization) lényege a gyártási folyamatok dokumentálása. Az ERP-rendszer nélküli dokumentáció időigényes és fárasztó lehet. Annak elkerülése érdekében, hogy ezt a nehéz dokumentumfolyamatot kétszer megismételjük, a legjobb, ha az ERP megvalósítást az ISO-tanúsítvány elé helyezzük.
Növekedést tervez?
Minél több emberrel rendelkezik, annál fontosabb, hogy mindenki ugyanahhoz a rendszerhez férhessen hozzá a feladatköréhez, és a folyamat során adatokat továbbítson. Az ERP rendszer biztosítja, hogy az ajánlattételkor megadott ügyféladatok egészen a számlázásig rögzüljenek és elérhetőek legyenek. A termelésben dolgozók például láthatják az rendeléskor megadott specifikációkat. A szállításért felelős csoport a termékeket a megfelelő szállítási címre küldi, a megrendelésen szereplő vevői utasítás szerint. ERP nélkül ugyanazokra a dokumentumokra van szükség (rendelés, számlák stb.), de ha ezek külön készülnek el, azzal teret engedünk az esetleges hibázásnak, hosszabb ideig tart a bevitel, és nem kapcsolódnak pénzügyi jelentésekhez sem.
Összefoglalva, szüksége lehet ERP-rendszerre, ha jelenlegi üzleti folyamatai túl sok időt vesznek igénybe, túlságosan függenek egy-két embertől, nem biztosítják a szükséges információkat, és nem támogatják növekedési terveit. Fontos megjegyezni azonban, hogy egy ilyen rendszer felépítése alapos tervezést igényel, és bizony vannak kritikus elemek a bevezetésnél. Mindenekelőtt tudni kell, hogy milyen problémákra keresünk megoldásokat, majd biztosítani kell a megfelelő erőforrásokat és a kapcsolódó döntési jogköröket is.
